Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
IMPLEX MEDICAL GROUP S.A.S.
Fecha de entrada en vigencia: 1 de mayo de 2026
Última actualización: 1 de mayo de 2026
Versión: 1.0
IMPLEX MEDICAL GROUP S.A.S., identificada con NIT 902033428-2, con domicilio principal en AV Juan B. Gutiérrez 17-55, Edificio Ícono PH, Oficina 507, Pereira, Risaralda, Colombia, correo electrónico drsantiagofranco@implex.com.co y teléfono 3127399677, en adelante “Implex”, informa a sus usuarios, pacientes, prospectos, visitantes del sitio web, proveedores, colaboradores y demás titulares de información personal que adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
Esta política tiene como finalidad informar de manera clara cómo Implex recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, conserva, actualiza, protege y suprime los datos personales que recibe a través de su sitio web, formularios digitales, WhatsApp, llamadas telefónicas, correo electrónico, redes sociales, canales presenciales, campañas publicitarias, agendas de valoración, prestación de servicios médicos, actividades administrativas y demás medios habilitados por la empresa.
La presente política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 090 de 2018, la Ley 2300 de 2023 y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón social: IMPLEX MEDICAL GROUP S.A.S.
NIT: 902033428-2
Domicilio: Pereira, Risaralda, Colombia
Dirección: AV Juan B. Gutiérrez 17-55, Edificio Ícono PH, Oficina 507
Correo electrónico: drsantiagofranco@implex.com.co
Teléfono: 3127399677
Sitio web: https://implex.com.co
Representante legal principal: Santiago Esteban Franco Rodríguez
Representante legal suplente: Josué Franco Rodríguez
Responsables oficiales de protección de datos personales:
Santiago Esteban Franco Rodríguez y Josué Franco Rodríguez.
Estas personas serán las encargadas de atender consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales realizado por Implex.
2. Alcance de la política
Esta política aplica a todas las bases de datos físicas, digitales, automatizadas o manuales que contengan datos personales tratados por Implex en calidad de responsable o encargado del tratamiento.
Aplica especialmente a la información recolectada a través de:
- Sitio web oficial.
• Formularios de contacto.
• Formularios de solicitud de valoración.
• Botón de WhatsApp.
• Mensajes por WhatsApp Business.
• Correos electrónicos.
• Llamadas telefónicas.
• Redes sociales.
• Campañas en Meta Ads, Google Ads u otras plataformas publicitarias.
• Agendas de valoración.
• Atención médica o asistencial.
• Procesos administrativos, contables, comerciales y operativos.
• Actividades de seguimiento, fidelización y servicio al paciente.
3. Definiciones principales
Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. En esta categoría se encuentran, entre otros, los datos relativos a la salud, datos biométricos, información sobre la vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o conservación.
4. Principios para el tratamiento de datos personales
Implex tratará los datos personales de acuerdo con los siguientes principios:
Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la normativa colombiana vigente.
Finalidad: los datos serán recolectados para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con la actividad de Implex.
Libertad: el tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.
Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: el titular podrá solicitar información sobre el uso dado a sus datos personales.
Acceso y circulación restringida: los datos solo serán tratados por personas autorizadas.
Seguridad: Implex adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales.
Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la reserva de la información.
5. Datos personales que puede recolectar Implex
Implex podrá recolectar, según el canal y la finalidad, los siguientes datos:
5.1. Datos de identificación
- Nombre y apellido.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Fecha de nacimiento.
• Edad.
• Firma física o digital.
• Imagen, fotografía o video, cuando aplique y exista autorización.
5.2. Datos de contacto
- Teléfono celular.
• Teléfono fijo.
• Correo electrónico.
• Dirección física.
• Ciudad y país de residencia.
• Usuario o perfil de redes sociales, cuando el contacto se realice por estos medios.
5.3. Datos relacionados con solicitudes de servicio
- Servicio de interés, como implante capilar o podología.
• Motivo de consulta.
• Preferencias de contacto.
• Información suministrada por el titular en formularios, WhatsApp, llamadas o correos electrónicos.
• Historial de interacciones con la empresa.
• Estado de la solicitud, valoración o agendamiento.
5.4. Datos sensibles relacionados con salud
Implex podrá tratar datos relacionados con salud únicamente cuando sean necesarios para orientar, valorar, prestar, gestionar o hacer seguimiento a servicios médicos, capilares, podológicos o asistenciales.
Estos datos podrán incluir, según el caso:
- Información sobre caída del cabello, cuero cabelludo, zona donante, zona receptora o antecedentes capilares.
• Información sobre condiciones de los pies, uñas, piel, pisada, dolor, molestias o antecedentes podológicos.
• Fotografías clínicas del cuero cabelludo, cabello, pies, uñas o zonas relacionadas con el servicio, cuando el paciente las suministre o autorice.
• Información sobre antecedentes médicos relevantes para la valoración o prestación del servicio.
• Información generada durante la atención médica o asistencial, cuando aplique.
El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando estos sean necesarios para la prestación adecuada de un servicio médico o asistencial solicitado.
5.5. Datos de navegación y tecnología
Cuando el titular visite el sitio web de Implex, podrán recolectarse datos técnicos como:
- Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Navegador utilizado.
• Sistema operativo.
• Páginas visitadas.
• Tiempo de navegación.
• Fuente de tráfico.
• Interacciones con formularios, botones, anuncios o contenidos.
• Datos obtenidos mediante cookies, píxeles o tecnologías similares.
6. Finalidades del tratamiento
Implex podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:
6.1. Finalidades relacionadas con contacto y atención inicial
- Recibir, gestionar y responder solicitudes realizadas por el titular.
• Contactar al titular por WhatsApp, llamada telefónica, SMS, correo electrónico u otros canales autorizados.
• Brindar información sobre servicios de medicina capilar, implante capilar, terapias capilares, podología especializada y servicios relacionados.
• Orientar al titular sobre el servicio seleccionado.
• Coordinar, confirmar, reprogramar o cancelar valoraciones, citas o controles.
• Hacer seguimiento a solicitudes iniciadas a través del sitio web, WhatsApp, redes sociales o campañas publicitarias.
6.2. Finalidades relacionadas con servicios médicos y asistenciales
- Realizar valoraciones médicas, capilares o podológicas.
• Analizar la información suministrada por el paciente para orientar el servicio solicitado.
• Elaborar, conservar y gestionar registros de atención, historia clínica o documentos asistenciales cuando aplique.
• Prestar servicios relacionados con implante capilar, terapias capilares, podología especializada, pedicure clínico, tratamiento de uñas encarnadas, onicomicosis, verrugas plantares, estudio de pisada, plantillas y demás servicios ofrecidos por Implex.
• Hacer seguimiento clínico, administrativo o asistencial a los pacientes.
• Entregar recomendaciones, indicaciones preprocedimiento, posprocedimiento o de cuidado general.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, sanitarias, administrativas y contractuales propias de la prestación de servicios de salud.
6.3. Finalidades administrativas, contables y operativas
- Gestionar pagos, facturación, soportes contables y obligaciones tributarias.
• Administrar la relación con pacientes, usuarios, proveedores, contratistas y aliados.
• Llevar registros internos de atención, contacto y seguimiento.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y consultas.
• Cumplir requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, sanitarias o de control.
• Gestionar procesos de auditoría, calidad, seguridad y mejora continua.
6.4. Finalidades comerciales y de comunicación
Siempre que exista autorización del titular, Implex podrá utilizar sus datos para:
- Enviar información sobre servicios, novedades, campañas, contenidos educativos o comunicaciones institucionales.
• Realizar actividades de fidelización, educación, prevención y seguimiento.
• Enviar recordatorios de citas, controles, valoraciones o servicios solicitados.
• Compartir contenido informativo sobre salud capilar, implante capilar, podología y bienestar.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Invitar a eventos, jornadas, actividades educativas o campañas de la marca.
El titular podrá solicitar en cualquier momento la cancelación del envío de comunicaciones comerciales o publicitarias.
6.5. Finalidades de analítica, publicidad y mejora digital
- Analizar el comportamiento de navegación en el sitio web.
• Medir la efectividad de campañas publicitarias.
• Crear audiencias de remarketing o segmentación publicitaria, cuando sea permitido y exista base legal.
• Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web.
• Optimizar contenidos, formularios, anuncios y canales digitales.
• Utilizar herramientas como Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, plataformas de email marketing, CRM, WhatsApp Business u otras tecnologías similares.
7. Tratamiento de datos sensibles
Implex reconoce que los datos relacionados con la salud tienen carácter sensible.
Por esta razón:
- El titular será informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando estos sean necesarios para la prestación del servicio solicitado.
• Se solicitará autorización explícita para tratar datos relacionados con salud.
• La información sensible será tratada únicamente por personal autorizado y bajo criterios de confidencialidad.
• No se publicarán fotografías clínicas, testimonios, resultados, imágenes de pacientes o información de salud sin autorización previa, expresa, informada y específica del titular.
• Los datos sensibles no serán utilizados para finalidades incompatibles con la atención, orientación, seguimiento o prestación del servicio autorizado.
8. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
Implex no busca recolectar datos personales de niños, niñas o adolescentes a través de su sitio web con fines comerciales.
Cuando sea necesario tratar datos de menores de edad para la prestación de un servicio médico o asistencial, se hará con autorización de sus padres, representantes legales o acudientes, respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y la normativa aplicable.
9. Autorización del titular
Implex solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, mediante medios físicos, electrónicos, digitales, formularios web, casillas de aceptación, mensajes de WhatsApp, documentos firmados u otros mecanismos que permitan su consulta posterior.
Al diligenciar formularios, enviar información por WhatsApp, solicitar una valoración, aceptar una casilla de autorización o comunicarse voluntariamente con Implex, el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades informadas en esta política.
10. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores de edad, salvo cuando sean necesarios para la prestación del servicio solicitado.
• Solicitar la eliminación de sus datos de bases comerciales o publicitarias, cuando proceda legalmente.
11. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes
El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico:
drsantiagofranco@implex.com.co
También podrá comunicarse al teléfono:
3127399677
La solicitud deberá estar dirigida a los responsables oficiales de protección de datos personales de Implex:
Santiago Esteban Franco Rodríguez y/o Josué Franco Rodríguez.
La solicitud deberá contener como mínimo:
- Nombre completo del titular.
• Número de identificación, si aplica.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, Implex informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que responderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, Implex informará los motivos de la demora y la fecha en que responderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. Seguridad de la información
Implex adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado, acceso fraudulento o divulgación indebida.
Estas medidas podrán incluir, entre otras:
- Control de acceso a bases de datos.
• Uso de contraseñas y permisos diferenciados.
• Restricción de acceso a información clínica o sensible.
• Protocolos internos de confidencialidad.
• Almacenamiento seguro de documentos físicos y digitales.
• Capacitación al personal autorizado.
• Revisión periódica de herramientas digitales.
• Uso de proveedores tecnológicos confiables.
• Mecanismos de respaldo y conservación de información.
13. Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales en Implex deberán mantener reserva y confidencialidad sobre la información a la que tengan acceso, incluso después de finalizada su relación contractual, laboral, profesional o comercial con la empresa.
14. Transmisión y transferencia de datos a terceros
Implex podrá transmitir o compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar sus servicios, operar sus canales digitales, gestionar citas, responder solicitudes, realizar actividades administrativas o cumplir obligaciones legales.
Estos terceros podrán incluir:
- Proveedores de hosting y mantenimiento web.
• Plataformas de formularios.
• Plataformas de CRM.
• WhatsApp Business o proveedores de mensajería.
• Plataformas de correo electrónico.
• Plataformas de publicidad digital.
• Google, Meta u otras plataformas de analítica y medición.
• Proveedores contables, administrativos o tecnológicos.
• Profesionales de salud, personal asistencial o aliados autorizados.
• Autoridades administrativas, judiciales, sanitarias o de control, cuando exista obligación legal.
Implex procurará que los encargados del tratamiento adopten medidas de seguridad y confidencialidad acordes con la normativa aplicable.
15. Uso de cookies, píxeles y tecnologías similares
El sitio web de Implex podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, scripts y tecnologías similares para:
- Mejorar la experiencia de navegación.
• Recordar preferencias del usuario.
• Medir visitas y comportamiento en el sitio web.
• Analizar el rendimiento de campañas publicitarias.
• Realizar actividades de remarketing.
• Personalizar contenidos o anuncios.
• Medir conversiones generadas desde plataformas como Meta Ads o Google Ads.
El usuario podrá configurar su navegador para bloquear, eliminar o restringir el uso de cookies. Sin embargo, algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.
Cuando se utilicen cookies con fines publicitarios, de analítica avanzada o remarketing, Implex informará al usuario mediante un aviso de cookies y, cuando corresponda, solicitará su consentimiento.
16. Comunicaciones comerciales y publicitarias
Implex podrá enviar comunicaciones comerciales, informativas o educativas únicamente a los titulares que hayan autorizado recibirlas o cuando exista una relación previa relacionada con los servicios solicitados.
Estas comunicaciones podrán realizarse por WhatsApp, correo electrónico, SMS, llamadas telefónicas, redes sociales u otros canales autorizados.
El titular podrá solicitar en cualquier momento la cancelación de comunicaciones comerciales o publicitarias a través del correo electrónico drsantiagofranco@implex.com.co o por el mismo canal en el que reciba la comunicación.
Implex procurará respetar los horarios, canales y condiciones establecidos por la normativa colombiana vigente para comunicaciones comerciales y publicitarias.
17. Uso de imagen, testimonios y material clínico
Implex no publicará fotografías, videos, testimonios, casos clínicos, antes/después, imágenes de cuero cabelludo, cabello, pies, uñas, procedimientos o resultados de pacientes sin autorización previa, expresa, informada y específica del titular.
La autorización de tratamiento de datos personales no implica por sí sola autorización para uso publicitario, educativo o comercial de la imagen del paciente. Para estos casos se deberá contar con un documento o aceptación independiente.
18. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, atender obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, tributarias, sanitarias o asistenciales, y permitir la defensa de derechos de Implex o del titular.
Los datos utilizados con fines comerciales o publicitarios se conservarán mientras el titular mantenga su autorización o hasta que solicite su supresión, siempre que no exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.
Los documentos clínicos, historias clínicas o registros asistenciales, cuando aplique, se conservarán conforme a la normativa colombiana vigente en materia de salud y archivo clínico.
19. Revocatoria de la autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías legales.
La solicitud será evaluada por Implex de acuerdo con la normativa aplicable. La supresión no procederá cuando exista un deber legal, contractual, sanitario, contable, tributario o asistencial que obligue a conservar la información.
20. Cambios en la política
Implex podrá modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legales, regulatorios, operativos, tecnológicos o comerciales.
Las modificaciones serán publicadas en el sitio web https://implex.com.co y, cuando sean sustanciales, se informarán por los canales que Implex considere adecuados.
21. Aceptación de la política
El titular declara que ha leído, entendido y aceptado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales al suministrar sus datos personales a través del sitio web, formularios, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales, llamadas telefónicas, canales presenciales o cualquier otro medio habilitado por Implex.
22. Contacto para protección de datos personales
Para ejercer derechos, realizar consultas, presentar reclamos o solicitar información sobre el tratamiento de datos personales, el titular podrá comunicarse a:
IMPLEX MEDICAL GROUP S.A.S.
NIT: 902033428-2
Dirección: AV Juan B. Gutiérrez 17-55, Edificio Ícono PH, Oficina 507, Pereira, Risaralda, Colombia
Correo electrónico: drsantiagofranco@implex.com.co
Teléfono: 3127399677
Sitio web: https://implex.com.co
Responsables oficiales de protección de datos personales:
Santiago Esteban Franco Rodríguez
Josué Franco Rodríguez